Polityka Prywatności Nocny Scena Hub
Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych klientów, partnerów biznesowych oraz gości odwiedzających stronę internetową Nocny Scena Hub, dostępną pod adresem https://nocnyscenahub.com.
1. Polityka Prywatności – informacje ogólne
Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego Nocny Scena Hub, w szczególności potencjalnych klientów zainteresowanych organizacją wydarzeń, rezerwacją terminów, zapoznaniem się z ofertą usług, opiniami klientów oraz danymi kontaktowymi.
Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), a także ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami krajowymi.
Korzystanie z naszej strony internetowej jest równoznaczne z akceptacją zasad opisanych w niniejszej Polityce Prywatności w zakresie, w jakim wynika to z konfiguracji przeglądarki, sposobu korzystania z formularzy kontaktowych oraz wyrażonych przez Ciebie zgód.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest podmiot prowadzący markę Nocny Scena Hub (dalej: „Administrator” lub „my”), odpowiedzialny za zarządzanie wydarzeniami, obsługę rezerwacji oraz komunikację z klientami i osobami zainteresowanymi ofertą.
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją przysługujących praw możesz skontaktować się z nami:
- korespondencyjnie: Nocny Scena Hub, ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa;
- za pośrednictwem poczty elektronicznej: [email protected];
- za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie: /contact-us/.
Administrator może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych (np. inspektora ochrony danych). Informacja o wyznaczeniu takiej osoby, wraz z danymi kontaktowymi, zostanie podana na stronie internetowej, jeżeli będzie to miało miejsce.
3. Podstawy przetwarzania danych
Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w przypadkach, gdy istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna, zgodnie z art. 6 i art. 9 RODO. W zależności od kontekstu współpracy mogą to być w szczególności:
- niezbędność do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – dotyczy to w szczególności obsługi zapytań o ofertę, przygotowania propozycji wydarzenia, rezerwacji terminu czy zawarcia umowy na organizację imprezy;
- wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – np. wynikającego z przepisów podatkowych, rachunkowych lub przepisów regulujących obowiązek przechowywania dokumentacji;
- prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – polegający m.in. na prowadzeniu komunikacji biznesowej, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami, analizie statystycznej odwiedzin strony, poprawie jakości usług, a także prezentowaniu informacji o naszej ofercie w sposób dopasowany do zainteresowań odbiorców;
- Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w sytuacjach, gdy prosimy o jej wyrażenie, np. na otrzymywanie treści marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną, albo na wykorzystanie określonych kategorii plików cookies.
W każdej sytuacji jasno informujemy Cię o podstawie przetwarzania danych, w szczególności przy korzystaniu z formularzy dostępnych w serwisie lub podczas zawierania umowy na organizację wydarzenia.
4. Zakres gromadzonych danych
Zakres danych osobowych, jakie zbieramy, zależy od tego, z jakich funkcjonalności strony korzystasz oraz w jakim charakterze się z nami kontaktujesz (np. jako klient indywidualny, przedstawiciel firmy, partner biznesowy). Co do zasady mogą to być następujące kategorie danych:
- Dane identyfikacyjne – imię i nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, NIP lub inne dane identyfikujące podmiot, który reprezentujesz;
- Dane kontaktowe – adres e‑mail, numer telefonu, opcjonalnie adres korespondencyjny lub adres siedziby;
- Dane dotyczące wydarzenia – preferowana data, godziny trwania, przewidywana liczba gości, rodzaj wydarzenia (np. wieczór pokerowy, event firmowy, przyjęcie prywatne), zakres usług, budżet, szczególne oczekiwania organizacyjne;
- Dane techniczne i eksploatacyjne – adres IP, identyfikatory urządzeń, dane dotyczące przeglądarki, systemu operacyjnego, ustawień językowych, daty i czasu odwiedzin, źródła przekierowania, informacje o interakcjach na stronie (np. kliknięte linki, obejrzane sekcje) gromadzone m.in. za pomocą plików cookies i podobnych technologii;
- Dane związane z komunikacją – treść wiadomości przesyłanych za pośrednictwem formularzy lub kanałów komunikacji, jak również informacje o historii kontaktu, statusie sprawy, podejmowanych działaniach oraz udzielonych odpowiedziach;
- Dane dotyczące zgód i preferencji – informacje o wyrażonych zgodach, ich zakresie, dacie wyrażenia i ewentualnego wycofania, jak również o preferencjach dotyczących otrzymywania informacji handlowych.
Nie zbieramy w sposób zamierzony danych wrażliwych (szczególnych kategorii danych w rozumieniu art. 9 RODO), chyba że będzie to absolutnie konieczne do realizacji określonego celu i wyraźnie o to poprosimy. Prosimy o nieprzekazywanie takich informacji za pośrednictwem formularzy ogólnych.
5. Cele przetwarzania danych
Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach, ściśle powiązanych z funkcjonowaniem serwisu Nocny Scena Hub oraz świadczonymi usługami:
- Obsługa zapytań i kontaktu – udzielanie odpowiedzi na otrzymane wiadomości, przedstawianie szczegółów oferty, doprecyzowanie wymagań dotyczących planowanego wydarzenia, przekazywanie materiałów informacyjnych oraz prowadzenie dalszej korespondencji;
- Rezerwacja terminu i organizacja wydarzenia – przyjmowanie i potwierdzanie rezerwacji, przygotowanie indywidualnej koncepcji wydarzenia (np. wieczoru pokerowego, eventu firmowego lub przyjęcia prywatnego), koordynacja działań z zespołem i współpracownikami, rozliczenia oraz bieżąca komunikacja operacyjna;
- Realizacja umów i obowiązków prawnych – zawarcie i wykonanie umowy, prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej, obsługa reklamacji, a także wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa;
- Budowanie relacji i wizerunku – gromadzenie i prezentowanie opinii klientów (np. w sekcji /testimonials/) po uzyskaniu odpowiednich zgód, prowadzenie korespondencji posprzedażowej, informowanie o istotnych zmianach w ofercie lub organizacji wydarzeń;
- Marketing i komunikacja dopasowana – prezentowanie aktualnej oferty, pakietów eventowych, informacji o możliwości rezerwacji (np. poprzez podstrony /events/, /packages/, /poker/, /planning/), w tym wysyłka treści marketingowych za Twoją zgodą, a także prowadzenie analiz statystycznych skuteczności działań marketingowych;
- Zapewnienie bezpieczeństwa i poprawy jakości usług – monitorowanie ruchu na stronie, zapobieganie nadużyciom, wykrywanie nieautoryzowanych działań, optymalizacja działania serwisu i poprawa ergonomii korzystania z niego na różnych urządzeniach.
Dane wykorzystywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powyższych celów i nie są przetwarzane w sposób z nimi niezgodny.
6. Odbiorcy danych
W celu zapewnienia sprawnej obsługi zapytań, rezerwacji oraz realizacji wydarzeń, możemy przekazywać Twoje dane osobowe zaufanym odbiorcom, z którymi współpracujemy na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych lub odrębnych porozumień. Mogą to być w szczególności:
- podmioty świadczące usługi hostingu i utrzymania serwerów, na których działa nasza strona internetowa;
- dostawcy systemów rezerwacyjnych, narzędzi CRM lub systemów do obsługi korespondencji elektronicznej;
- firmy świadczące usługi IT, serwisowe i doradcze związane z bezpieczeństwem i utrzymaniem infrastruktury technicznej;
- podmioty wspierające nas w organizacji wydarzeń, takie jak firmy dekoratorskie, techniczne czy obsługujące dodatkowe atrakcje – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego wydarzenia;
- podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub windykacyjne, jeśli jest to konieczne do realizacji naszych obowiązków lub obrony naszych praw;
- organy publiczne, sądy lub instytucje uprawnione do uzyskania danych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
Odbiorcy danych zobowiązani są do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa. Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że wynika to z korzystania z określonych narzędzi informatycznych. W takim przypadku zapewniamy zastosowanie mechanizmów przewidzianych przez RODO (np. standardowe klauzule umowne).
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy tylko przez okres niezbędny do osiągnięcia celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony określonymi terminami przedawnienia roszczeń. W szczególności:
- dane związane z zapytaniami o ofertę i wstępnym kontaktem przechowujemy przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dojdzie do zawarcia umowy lub wyrazisz odrębną zgodę na dłuższy kontakt marketingowy;
- dane przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy przechowywane są przez czas obowiązywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego;
- dokumenty księgowe i rozliczeniowe, zawierające Twoje dane, przechowywane są przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych, zazwyczaj nie krótszy niż 5 lat od końca roku podatkowego;
- dane przetwarzane na podstawie zgody (np. w celach marketingowych) przechowujemy do momentu jej wycofania, ograniczenia lub upływu okresu wskazanego przy jej zbieraniu, chyba że wcześniejsze usunięcie danych jest wymagane przepisami prawa;
- dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami mogą być przechowywane do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są bezpiecznie usuwane, anonimizowane lub archiwizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osób, których dotyczą, o ile przepisy nie stanowią inaczej.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa, realizowane zgodnie z RODO oraz przepisami krajowymi. Możesz z nich skorzystać, kontaktując się z nami w sposób opisany w sekcji dotyczącej Administratora danych.
- Prawo dostępu do danych – masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak – dostęp do nich oraz informacje m.in. o celach, kategoriach danych, odbiorcach, okresie przechowywania i źródle pochodzenia;
- Prawo do sprostowania danych – możesz żądać niezwłocznego sprostowania danych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – możesz żądać usunięcia swoich danych, jeśli nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, jeśli wycofasz zgodę (jeżeli była ona podstawą przetwarzania), gdy wniesiesz skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania lub gdy dane przetwarzane są niezgodnie z prawem;
- Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas weryfikacji ich prawidłowości lub rozpatrywania sprzeciwu;
- Prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, możesz otrzymać je w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazać innemu administratorowi lub zażądać ich bezpośredniego przesłania, jeśli jest to technicznie możliwe;
- Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora masz prawo wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- Prawo do cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzamy Twoje dane na podstawie zgody, możesz w każdej chwili ją cofnąć, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Dokładamy starań, aby ułatwić korzystanie z powyższych praw w sposób przejrzysty i zrozumiały. W razie wątpliwości zachęcamy do kontaktu z nami przed wniesieniem skargi – wspólnie postaramy się wyjaśnić sytuację.
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności lub zawarcia umowy. Przykładowo:
- brak podania danych kontaktowych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi na przesłane zapytanie o organizację wydarzenia lub przedstawienie szczegółowej oferty;
- brak przekazania danych wymaganych przepisami prawa (np. do wystawienia faktury) może uniemożliwić zawarcie lub realizację umowy;
- niewyrażenie zgody na określone formy komunikacji marketingowej spowoduje, że nie będziemy mogli przesyłać Ci treści promocyjnych tym kanałem, ale nie wpływa to na możliwość korzystania z serwisu w pozostałym zakresie.
W każdym miejscu, w którym prosimy o podanie danych osobowych, staramy się jasno wskazać, które informacje są wymagane, a które pozostają dobrowolne, oraz jakie mogą być konsekwencje ich niepodania.
10. Zabezpieczenia danych
Traktujemy bezpieczeństwo danych osobowych jako priorytet i wdrażamy adekwatne środki techniczne oraz organizacyjne, mające na celu ochronę danych przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem lub nieuprawnionym ujawnieniem. W szczególności stosujemy:
- mechanizmy kontroli dostępu, ograniczające dostęp do danych wyłącznie do upoważnionych osób i podmiotów współpracujących;
- stosowanie szyfrowania transmisji danych za pomocą bezpiecznego protokołu (np. HTTPS);
- regularne aktualizacje i monitorowanie rozwiązań informatycznych wykorzystywanych do obsługi serwisu;
- stosowne procedury wewnętrzne dotyczące bezpieczeństwa informacji oraz reagowania na potencjalne incydenty;
- dobór zaufanych dostawców usług technicznych, którzy zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych.
Pomimo stosowania nowoczesnych środków bezpieczeństwa, korzystanie z Internetu zawsze wiąże się z pewnym poziomem ryzyka. Dlatego zachęcamy do zachowania ostrożności, w szczególności przy korzystaniu z urządzeń współdzielonych oraz przy podawaniu danych osobowych w miejscach publicznych.
12. Zmiany w polityce prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w szczególności w razie zmian przepisów prawa, wdrażania nowych funkcjonalności serwisu, rozwoju oferowanych usług lub przekształceń po stronie Administratora. Zmieniona wersja dokumentu będzie publikowana na stronie https://nocnyscenahub.com/privacy-policy/ wraz z odpowiednim oznaczeniem daty aktualizacji.
W przypadku istotnych zmian, które mogą wpływać na sposób przetwarzania Twoich danych lub zakres przysługujących Ci praw, możemy dodatkowo poinformować Cię o tym w widoczny sposób, np. poprzez komunikat na stronie, wysłanie wiadomości e‑mail lub w ramach obsługi bieżącej współpracy.
Data ostatniej aktualizacji: